AVG Privacyverklaring Notariskantoor Derkman B.V.

Hieronder geven wij u informatie over hoe Notariskantoor Derkman te Abcoude omgaat met persoonsgegevens die u aan ons beschikbaar stelt, welke gegevens door ons kantoor – in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening – worden verwerkt, en welke gegevens door ons mogelijk aan derden (ketenpartners) beschikbaar worden gesteld.

Onze contactgegevens

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

1. voor het opmaken van notariële akten en het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
2. om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of;
3. voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw persoonsgegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Wettelijke regels bij het opvragen van persoonsgegevens ten behoeve van notariële akten

Als Notariskantoor Derkman te Abcoude een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens op grond van de Wet op het notarisambt verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht “voor altijd” bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan de akte veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens onjuist blijken te zijn. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging vermeld staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht controleren in (o.a.) de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen dienstverleners die dit ook mag kopiëren.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Notariskantoor Derkman te Abcoude gelden de volgende regels:

1. De verwerking ‘verstrekken door middel van doorzending: concepten en dossierstukken aan derden’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      informeren derden op verzoek van cliënt; en
   –      toestemming.
2. De verwerking ‘opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      uitvoeren opdracht cliënt (advisering, onderhandse akten, afwikkeling nalatenschap); en
   –      uitvoering overeenkomst.
3. De verwerking ‘vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      bevestigen echtheid handtekeningen op verzoek; en
   –      uitvoering overeenkomst.
4. De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven etc.’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      marketing en acquisitie; en
   –      toestemming.
5. De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      informeren en faciliteren samenwerking in de keten; en
   –      toestemming.
6. De verwerking ‘verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens’ van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
   –      selectie personeel; en
   –      toestemming.
7. De verwerking ‘verstrekken door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in register’ van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
   –      de Wet op het notarisambt;
   –      voor de eigendomsoverdrachten en vestiging van hypotheken: Boek 3 artikel 84 BW;
   –      voor ondernemingsrecht: de Handelsregisterwet.
8. De verwerking ‘verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie’ van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
   –      Boek 2 artikel 10 BW lid 3 en 4;
   –      artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR); en
   –      artikel 24 lid 6 Wet op het Notarisambt.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als Notariskantoor Derkman te Abcoude persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht respectievelijk op basis van onze ambtsplichten die voortvloeien uit de Wet op het Notarisambt. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

1. Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel;
2. Basisregistratie personen (voorheen de gemeentelijke basisadministratie);
3. Huwelijksgoederenregister;
4. Centraal Insolventieregister;
5. Curatele- en bewind register;
6. Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
7. Schenker;
8. Testateur.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Notariskantoor Derkman te Abcoude geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door:

• als dat wettelijk verplicht is, of
• als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren, of
• indien u hiervoor toestemming heeft verleend.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

1. Openbare Registers van het Kadaster;
2. Kamer van Koophandel;
3. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
4. Belastingdienst;
5. De door cliënt ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs, accountants, belastingadviseurs, etcetera, een en ander op basis van de door notaris van cliënt verkregen toestemming).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisaties.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door Notariskantoor Derkman te Abcoude worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

1. Recht van inzage van de betrokkene
   U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Notariskantoor Derkman te Abcoude verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
2. Recht op rectificatie
   Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
3. Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
   Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
4. Recht op beperking van de verwerking
   Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
   Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Notariskantoor Derkman te Abcoude stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Notariskantoor Derkman te Abcoude, dan horen wij dit graag via bovengenoemde contactpersoon. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor meer informatie omtrent de AVG wetgeving verwijzen wij u graag door naar de betreffende website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg.